TOP 9 tính năng Word trên Microsoft 365 mà sinh viên thời hiện đại không nên bỏ qua

Từ các em học sinh, sinh viên (HSSV) cho bài luận, báo cáo đến các thầy cô sử dụng cho xây dựng giáo áɴ, giáo trình. Dù bạn làm về Marketing, Sales, Kế toáɴ, văn phòng… thì Microsoft Word là công cụ không thể thiếu trong công việc hàng ngày.

Nhắc tới công cụ soạn thảo văn bản, có lẽ không ai không biết đến Microsoft Word. Từ các em học sinh, sinh viên (HSSV) cho bài luận, báo cáo đến các thầy cô sử dụng cho xây dựng giáo án, giáo trình. Dù bạn làm về Marketing, Sales, Kế toán, văn phòng… thì Microsoft Word là công cụ không thể thiếu trong công việc hàng ngày.

Các trường học, trung tâm, học viện, Micosoft Office từ lâu đã là bộ công cụ văn phòng được giảng dạy. Tuy nhiên không phải ai cũng nắm rõ những tính năng, tiện ích mới mà Microsoft 365 Word trang bị. Trong bài viết này, chúng ta cùng tìm hiểu TOP 9 các tính năng hữu dụng cho các bạn trẻ trong học tập và chuẩn bị cho công việc tương lai.

1. Search (Tìm kiếm)

Tính năng Search giúp bạn tìm kiếm nhanh các tính năng cần sử dụng trên Word của Microsoft 365 bằng cách gõ từ khóa thể hiện thao tác bạn muốn thực hiện trong ô “Search” trên Microsft 365 Word, được đặt trên cùng của ứng dụng với biểu tượng hình kính lúp tìm kiếm và từ “Search”.

Ví dụ như bạn muốn chèn một bảng vào văn bản Word đang soạn thảo, hãy gõ từ khóa “Table” vào trong ô Search. Microsoft 365 Word sẽ gợi ý cho bạn các hành động liên quan đến “Table” như:

• Table of Contents: Tạo mục lục cho nội dung văn bản.
• Add table: Thêm bảng.
• Table Eraser: Xóa bảng.

Bạn chỉ cần chọn Add Table từ danh sách thả xuống, tiếp đến là số lượng hàng và cột cho bảng hoặc các mục liên quan khác.

 

Tương tự với các thao tác khác như chèn ảnh (Picture), Video, Điều chỉnh font chữ (Font), bạn chỉ cần nhập từ khóa liên quan. Microsoft 365 Word sẽ gợi ý cho bạn, thay vì mất thời gian tìm kiếm như trên các ứng dụng khác.

2. Smart lookup (Tìm kiếm thông minh)

Nền giáo dục đòi hỏi ngày càng cao với khối lượng kiến thức vô cùng lớn, trong khi thời gian trên giảng đường hạn chế và giảng viên chỉ đóng vai trò định hướng, hướng dẫn. Chính vì vậy học sinh, sinh viên cần trang bị cho mình khả năng tự học thật tốt để đáp ứng yêu cầu giảng đường và tăng khả năng học tập mà vẫn tiết kiệm được thời gian.

Một trong những tính năng thú vị và hiệu quả nhất trên Microsoft 365 Word là Smart Lookup. Với tính năng này, bạn hoàn toàn có thể tìm hiểu các thông tin như hình ảnh, video hay bài viết liên quan mà không cần rời khỏi ứng dụng.

Cụ thể, khi cần tìm hiểu thông tin về một từ khóa nào đó, bạn chỉ cần bôi đen, chọn Smart Lookup.

Smart Lookup sẽ trả về các kết quả, từ định nghĩa, thông tin trên mạng với các bài viết liên quan tới chủ đề, hình ảnh và video nếu có. Tính năng này yêu cầu kết nối Internet để hoạt động.

Bạn có thể dễ dàng sao chép nội dung hoặc thêm ảnh tìm được vào văn bản đang soạn thảo một cách chuyên nghiệp. Smart Lookup sẽ trích dẫn đầy đủ nguồn gốc và bản quyền của nội dung sao chép một cách chuyên nghiệp.

Kết quả tìm kiếm này có được nhờ Micrsoft 365 Word tích hợp công cụ tìm kiếm Bing từ Microsoft.

3. Translator (Dịch thuật)

Ngoại ngữ sẽ luôn là một nhu cầu và kỹ năng không thể thiếu cho các bạn trẻ trên con đường học tập và phát triển bản thân. Thành thạo ít nhất một ngoại ngữ mở ra nhiều cơ hội cho học sinh, sinh viên từ khả năng mở mang kiến thức, tham gia vào môi trường giáo dục tốt hơn, hiện đại hơn đến các cơ hội tìm kiếm công việc phù hợp với năng.

Microsoft 365 Word đã tích hợp tính năng Tranlator hỗ trợ tra cứu, dịch thuật ngoại ngữ một cách dễ dàng và tiện dụng. Translator hỗ trợ lên tới 60 ngôn ngữ khác nhau trên thế giới, bao gồm cả tiếng Việt.

Từ ô Search, bạn gõ từ khóa “Translate” để sử dụng tính năng này, với hai lựa chọn:

• Translate Selection: Thực hiện dịch với phần văn bản được chọn.
• Translate Document: Thực hiện dịch cả văn bản.

Với Translate Selection: Người dùng bôi đen đoạn văn bản, chọn Translate Selection, Translate sẽ tự động nhận diện ngôn ngữ trên văn bản (Auto-Detect) và dịch tự động với ngôn ngữ đích.

Với Translate Document: Translator sẽ tự động dịch đầy đủ nội dung trên văn bản. Việc bạn cần làm là chọn ngôn ngữ đích cần dịch và chọn Translate là hoàn thành.

Với tính năng Translator trên Microsoft 365 Word này, rào cản về ngôn ngữ không thể làm khó bạn được nữa. Cho dù nội dung bạn đang cần dịch là gì khi Microsoft hỗ trợ tới 60 ngôn ngữ khác nhau.

4. Microsoft Editor

Tiếp tục liên quan đến việc học ngoại ngữ, một tiện ích vô cùng mới và chỉ có trên Microsoft 365 là Microsoft Editor. Công cụ này hỗ trợ việc soạn thảo văn bản trở nên dễ dàng và chuyên nghiệp.

Công cụ này trang bị trí tuệ nhân tạo (AI), không chỉ giúp người dùng không mắc những lỗi chính tả, ngữ pháp, mà còn có khả năng gợi ý sử dụng từ ngữ phù hợp, trình bày lại câu đúng văn phong. Công cụ tuyệt vời này hiện tại đang hỗ trợ tới hơn 20 ngôn ngữ phổ biến trên thế giới.

 

Không chỉ sử dụng trên Microsoft 365 Word khi soạn thảo văn bản, bạn có thể sử dụng tiện ích này trên Outlook trong quá trình soạn email, hoặc trên trình duyệt Microsoft Edge, Google Chrome với tiện ích mở rộng Microsoft Editor cho đến việc đăng tải nội dung trên web, mạng xã hội trở nên dễ dàng và trọn vẹn hơn.

Để sử dụng Microsoft Editor trên Word, bạn cần sử dụng Microsoft 365 bản quyền và cập nhật ứng dụng Word theo bản Microsoft 365 trên máy tính Windows 10.

5. Dictate (Chuyển đổi giọng nói thành văn bản)

Tính năng Dictate giúp chuyển đổi từ giọng nói qua văn bản trên Microsoft 365 Word.

Bạn chỉ cần nói, Microsoft 365 Word tự động chuyển thành nội dung ghi ra trên văn bản soạn thảo. Công cụ này hỗ trợ tới hơn 20 ngôn ngữ phổ biến trên thế giới.

 

Để sử dụng, trên giao diện Microsoft 365 Word, bạn nhấp chuột vào biểu tượng micro “Dictate”, chọn mũi tên xuống để chọn ngôn ngữ nói. Bạn cũng chỉ có thể sử dụng tính năng này khi đăng ký gói Microsoft 365.

Tiết kiệm thời gian và tăng hiệu suất làm việc với trợ lý Dictate của Microsoft 365 Word. Bạn chỉ cần nói, và trợ lý Word này sẽ viết ra nội dung cho bạn. Hiện tại Dictate đã hỗ trợ Microsoft 365 Word cả offline và online, trên máy tính hiện đại Windows 10 hay Office cho Mobile.

6. Inking

Nếu thiết bị bạn đang sử dụng bút cảm ứng cùng màn hình cảm ứng thì còn tuyệt vời hơn nữa. Chúng ta quen sử dụng bút và vở từ những ngày đầu làm quen với chữ. Bạn sẽ dễ dàng nháp hay ghi lại ý tưởng với máy tính hiện đại Windows 10 khi trải nghiệm với bút và “vở” đó không thay đổi.

 

Trên màn hình cảm ứng cùng với bút, bạn thỏa sức sáng tạo, vẽ nguệch ngoạng, ghi chú nhanh các ý tưởng của mình trên Microsoft 365 Word.

Trên thanh công cụ của Microsoft 365 Word, bạn tìm đến mục Draw. Tại đây, bạn sẽ thấy đủ các trải nghiệm thú vị và hữu ích, từ việc chọn bút, màu sắc, đến vẽ hình khối (Ink to Shape), viết công thức toán (Ink to Math), hay vẽ Canvas. Thậm chí, bạn có thể xem lại các thao tác đã thực hiện thông qua Ink Replay với hình thức như một video quay lại.

Còn gì thích thú hơn khi ta có thể sáng tạo, thư giãn hay ghi chú với cây bút trên tay và màn hình thiết bị của mình thay vì lục tìm các bản nháp hay sổ sách.

7. Smart Resume

Và nếu bạn đang là sinh viên năm 3 hay năm 4 và mong muốn chuẩn bị cho mình một bản CV thật ấn tượng cho hành trình tìm kiếm công việc trong mơ, hãy để Microsoft 365 Word cũng có thể giúp bạn!

Với các Template mẫu CV chuẩn và có sẵn, bạn có thể tải về và sửa theo ý mình khi tạo 1 tệp Microsoft 365 Word mới. Từ File, bạn chọn New. Trong ô tìm kiếm, bạn nhập từ khóa “Resume”.

Microsoft 365 Word sẽ trả về cho bạn rất nhiều mẫu CV Pro:

Nhưng ngay cả có mẫu rồi, thì việc điền thông tin như thế nào, làm sao làm nổi bật CV của mình lên lại là câu chuyện khác. Đó là lúc bạn cần tới Resume Assistant.

Từ ô Tìm kiếm – Search, gõ từ khóa “Resume Assistant” để sử dụng tiện ích.

Công cụ Resume Assistant tích hợp trên Microsoft 365 Word được liên kết với mạng xã hội dành cho tuyển dụng và networking số 1 thế giới Linkedin. Resume Assistant cung cấp các thông tin gợi ý về kỹ năng/kinh nghiệm gợi ý mà bạn có thể tham khảo để làm nổi bật CV cho vị trí công việc mà bạn đang ứng tuyển. Thậm chí, tiện ích này còn cung cấp danh sách việc làm đang tuyển theo ngành hay giúp bạn cập nhật thông báo cho các nhà tuyển dụng trên LinkedIn!

8. Auto-save (Tự động lưu file)

Microsoft 365 miễn phí 1 TB lưu trữ đám mây trên OneDrive, không gian lưu trữ khổng lồ, đáp ứng nhu cầu lưu trữ đồng bộ tất cả thông tin trong suốt thời gian học tập hay đi làm của bạn, từ hình ảnh, video đến tài liệu, đến danh bạ. Nhờ đó, bạn có thể tự động lưu tệp (Auto-Save) lên đám mây, không lo đang làm thì mất văn bản do lỗi, chưa kịp lưu.

9. Làm việc nhóm và học tập xuyên suốt nhiều thiết bị trên online – offline

Với 1 tài khoản Microsoft 365, bạn có thể cài đặt lên tới 5 thiết bị, giúp bạn có thể làm việc xuyên suốt mọi nơi không gián đoạn. Ngoài ra, bạn có thể học tập và làm việc nhóm bạn bè từ bất kỳ đâu, trên mọi thiết bị qua tính năng Chia sẻ và cộng tác theo thời gian thực tuyệt vời trên Microsoft 365 Word.

Tổng kết

Microsoft Word trong Microsoft 365 hỗ trợ đắc lực cho học tập và làm việc của học sinh, sinh viên. Hãy đảm bảo hiệu suất làm việc, học tập và giải trí của bạn được phát huy tối đa với các thiết bị hiện đại cùng sự hỗ trợ tốt nhất từ Microsoft 365.

Bạn sẽ được những lợi ích gì khi sử dụng Microsoft 365?

• Backup và đồng bộ dữ liệu lên tới 5 thiết bị trên mỗi tài khoản với 1 TB lưu trữ đám mây OneDrive.
• Trọn bộ ứng dụng văn phòng cao cấp đáp ứng đầy đủ nhu cầu bạn cần, góp phần nâng cao hiệu suất công việc, học tập cho bạn.
• Nhận các đề xuất viết và thiết kế, cùng với các mẫu, ảnh nguyên liệu, biểu tượng và phông chữ trong Word, Excel, PowerPoint.
• Chia sẻ thông tin, dữ liệu một cách an toàn giữa các thiết bị, bảo vệ dữ liệu của bạn an toàn.
• Sở hữu quyền truy cập vào các tính năng mới ngay khi chúng được phát hành.

Hãy đảm bảo hiệu suất làm việc, học tập và giải trí của bạn được phát huy tối đa với các thiết bị hiện đại cùng sự hỗ trợ tốt nhất từ Microsoft 365 nhé!

Theo thế giới di động